Ticari Defterler Delil Olur mu? Sahibi Lehine ve Aleyhine İspat

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu m. 64 uyarınca her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde ticari işlemleriyle malvarlığının durumunu açıkça görülebilir şekilde ortaya koymak zorundadır. Defterler, üçüncü kişi uzmanlara işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulmalıdır.

Tutulması zorunlu defterler işletmenin türüne göre değişir. Bilanço esasına tabi tacirlerde yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri temel defterlerdir. Bunların yanında pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi ticari defterler de tutulur.

TTK m. 65 uyarınca defterler Türkçe tutulur, kayıtlarda Türk Lirası kullanılır. Kayıtlar eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılmalıdır. Bir kayıt, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemez veya değiştirilemez; sonradan yapılan değişikliğin ne zaman yapıldığı anlaşılabilmelidir.

Defterlerin delil değeri bakımından en kritik konu, noter onaylarıdır. Açılış onayı, defterin kullanılmaya başlanmasından önce yaptırılır. Kapanış onayı ise kanunda öngörülen defterler bakımından, izleyen faaliyet dönemi içinde belirlenen süre içinde yaptırılır.

Onay eksikliği tek başına defterdeki kaydı yok saymaz; ancak defterin sahibi lehine delil olma imkânını ortadan kaldırabilir. Buna karşılık usulsüz tutulan defter, sahibi aleyhine kullanılabilir. Bu asimetri, ticari defter hukukunun temel mantığını oluşturur: Defter, sahibinin kendi yazdığı bir belgedir; lehe sonuç doğurması ancak katı koşullar altında mümkündür.

HMK m. 222, ticari defterlerin ispat gücünü düzenler. Buna göre mahkeme, ticari davalarda tarafların ticari defterlerinin ibrazına kendiliğinden veya taraflardan birinin talebi üzerine karar verebilir.

Ticari defterlerin sahibi lehine delil olabilmesi için şu koşulların birlikte gerçekleşmesi gerekir:

1. Uyuşmazlık, her iki tarafın da ticari defter tutmakla yükümlü olduğu bir ticari işten kaynaklanmalıdır. Karşı taraf tacir değilse, defterler onun aleyhine lehe delil olarak kullanılamaz.
2. Defterler kanuna uygun tutulmuş olmalıdır. Açılış ve kapanış onayları bulunmalı, kayıtlar birbirini doğrulamalı, defterler arasında uyum olmalıdır.
3. Karşı tarafın defterleri, dayanılan defterle çelişmemelidir. Karşı taraf defterlerini hiç tutmamış, ibraz etmemiş veya defterleri usulsüzse durum farklı değerlendirilir.
4. Aksi, diğer delillerle ispatlanmamış olmalıdır. Ticari defter kesin delil değildir; karşı taraf kayda karşı her türlü delille karşı ispat yapabilir.

Karşı taraf defterlerini ibraz etmezse veya usulüne uygun defter tutmamışsa, defterlerine dayanan tarafın kayıtları onun lehine delil olabilir. Bu durumda mahkeme, defterine dayanan tarafa iddiasının doğruluğu hakkında yemin teklif edilmesi yolunu da işletebilir.

Bir tarafın kendi defterindeki kayıt, aleyhine olduğu ölçüde kural olarak onu bağlar. Defterin usulsüz tutulmuş olması bu sonucu değiştirmez; aksine, usulsüzlük yalnızca lehe delil olma imkânını ortadan kaldırır.

Bu nedenle uygulamada şu tablo ortaya çıkar:

Mahkeme, ticari defterlerin ibrazına karar verdiğinde defterler bilirkişi incelemesine gönderilir. Bilirkişi; açılış ve kapanış onaylarını, kayıtların kronolojik düzenini, yevmiye defteri ile defteri kebir arasındaki uyumu, faturaların ve banka hareketlerinin kayıtlara yansımasını inceler.

HMK m. 220 uyarınca ibrazı istenen belgeyi elinde bulundurduğu hâlde haklı bir sebep göstermeden ibrazdan kaçınan tarafın bu tutumu, mahkemece diğer tarafın belgeye ilişkin beyanının kabulü yönünde değerlendirilebilir. Ticari defterler bakımından da defterlerini sunmaktan kaçınan tarafın konumu ciddi biçimde zayıflar.

Uyuşmazlığın tamamının çözümü defterlere bağlı değilse, mahkeme yalnız uyuşmazlıkla ilgili kayıtların incelenmesiyle yetinebilir. Defterin tamamının karşı tarafa açılması kural değildir; ticari sır korumasıyla dengelenir.

TTK m. 82 uyarınca tacir; ticari defterlerini, envanterleri, açılış bilançolarını, finansal tablolarını, faturaları, alınan ticari mektupları ve gönderilen ticari mektupların suretlerini ve kayıtların dayanağı belgeleri on yıl süreyle saklamakla yükümlüdür. Saklama süresi, kaydın yapıldığı veya belgenin düzenlendiği takvim yılının kapanışından itibaren işler.

Yangın, su baskını, deprem gibi bir olay nedeniyle defter ve belgelerin zayi olması hâlinde tacir, zıyaı öğrendiği tarihten itibaren on beş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden zayi belgesi verilmesini isteyebilir. Zayi belgesi almadan defterlerin yok olduğunu ileri süren tacir, defterlerini ibraz etmemiş sayılır ve bunun sonuçlarına katlanır.

Ticari defterler tek başına değerlendirilmez. Uygulamada defter kayıtları şu delillerle birlikte incelenir:

• faturalar ve fatura tebliğine ilişkin belgeler,
• irsaliye ve teslim tutanakları,
• banka hesap hareketleri,
• mutabakat yazıları ve cari hesap ekstreleri,
• e-posta ve yazışmalar,
• sipariş formları ve sözleşmeler.

TTK m. 21/2 uyarınca faturaya sekiz gün içinde itiraz edilmemesi, faturanın içeriğinin kabul edildiği sonucunu doğurur. Bu karine ile defter kayıtları çoğu zaman birbirini destekler. Ancak faturanın kabul edilmiş sayılması, faturaya konu sözleşmenin kurulduğunu ve malın teslim edildiğini tek başına kanıtlamaz; içeriğe ilişkin bir karinedir.

Defterlerin hiç tutulmaması, usulsüz tutulması veya ibraz edilmemesi yalnız ispat bakımından değil, başka açılardan da sonuç doğurur:

• Vergi mevzuatı uyarınca usulsüzlük cezaları ve re'sen takdir yolu gündeme gelebilir; tutarlar her yıl yeniden değerleme ile güncellenir.
• İcra ve iflas hukukunda, ticari defterlerin usulüne uygun tutulmaması bazı hâllerde cezai sorumluluk doğurabilir.
• Şirket yöneticilerinin özen ve sadakat yükümlülüğüne aykırılık iddialarında defter düzeni önemli bir gösterge olur.

Ticari defterlerin ispat gücüne dayanılan uyuşmazlık ticari dava niteliğindeyse asliye ticaret mahkemesi görevlidir. Zayi belgesi talebi de ticari işletmenin bulunduğu yerdeki asliye ticaret mahkemesinden istenir. Yetkide genel kurallar uygulanır.

Konusu bir miktar paranın ödenmesi olan ticari alacak ve tazminat davaları ile itirazın iptali, menfi tespit ve istirdat davalarında TTK m. 5/A uyarınca arabulucuya başvuru dava şartıdır.

• Açılış veya kapanış onayını süresinde yaptırmamak,
• Defterleri yıl sonunda toplu şekilde işlemek, kayıt tarihleri arasında tutarsızlık yaratmak,
• Karşı taraf tacir olmadığı hâlde defterlere lehe delil olarak dayanmak,
• Faturaları defterlere işlememek veya farklı tutarlarla işlemek,
• Defterleri on yıl saklamamak,
• Defterlerin kaybolması hâlinde süresinde zayi belgesi istememek,
• Mahkemenin ibraz kararına rağmen defterleri sunmamak,
• Kendi defterindeki aleyhe kayıtları fark etmeden dava açmak.

Ticari defterler, düzenli tutulduğunda bir şirketin en güçlü savunma aracı; ihmal edildiğinde ise en zayıf noktasıdır. Defterlere dayanmadan önce kendi kayıtlarının aleyhe sonuç doğurup doğurmayacağı mutlaka incelenmelidir.

Alacak takibine veya dava açmaya karar vermeden önce defter düzeninin, fatura akışının, mutabakat yazışmalarının ve banka hareketlerinin bütünlüklü biçimde değerlendirilmesi gerekir. Somut uyuşmazlığınızda ticari defterlerin ispat gücü için Günser + Partners ile iletişime geçebilirsiniz.