Limited Şirkette Ortaklar Genel Kurulu Nasıl Toplanır? Çağrı, Nisap ve Karar Usulü

TTK m. 616 uyarınca genel kurulun devredilemez yetkileri şunlardır:

• Şirket sözleşmesinin değiştirilmesi,
• Müdürlerin atanması ve görevden alınması,
• Topluluk denetçisi ile denetçilerin atanması ve görevden alınması,
• Yıllık finansal tabloların ve yıllık faaliyet raporunun onaylanması,
• Kâr payı hakkında karar verilmesi, kazanç paylarının belirlenmesi,
• Müdürlerin ücretlerinin belirlenmesi ve ibraları,
• Esas sermaye paylarının devrinin onaylanması,
• Bir ortağın şirketten çıkarılması için mahkemeden istemde bulunulması,
• Müdürün, şirketin kendi paylarını iktisabı konusunda yetkilendirilmesi veya böyle bir iktisabın onaylanması,
• Şirketin feshi,
• Şirket sözleşmesinde genel kurula bırakılmış diğer konular.

Bu yetkiler müdürlere devredilemez. Müdürlerin, genel kurul yetkisine giren bir konuda tek başına aldığı karar geçersizdir ve sorumluluk doğurur.

TTK m. 617 uyarınca olağan genel kurul toplantısı, her yıl hesap döneminin sona ermesinden itibaren üç ay içinde yapılır. Takvim yılını hesap dönemi olarak kullanan şirketlerde bu süre yılın ilk üç ayıdır. Olağanüstü genel kurul ise gerektikçe toplanır.

Genel kurulu toplantıya çağırma yetkisi müdürlere aittir. Tasfiye hâlinde tasfiye memurları da çağrıda bulunabilir. Ayrıca:

• Esas sermayenin en az onda birini temsil eden ortaklar, gerekçesini ve gündemi belirterek genel kurulun toplantıya çağrılmasını isteyebilir.
• Müdürler bu talebi yerine getirmezse mahkemeye başvurularak çağrı izni alınabilir.
• Şirket sözleşmesi, çağrı hakkını daha düşük bir orandaki ortaklara da tanıyabilir.

Çağrı, şirket sözleşmesinde gösterilen şekilde yapılır. Kanunda öngörülen asgari çerçevede toplantı günü, saati, yeri ve gündem, pay defterinde yazılı ortaklara bildirilir. Bildirimin ispatlanabilir bir yöntemle yapılması gerekir; uygulamada iadeli taahhütlü mektup, noter ihtarnamesi veya şirket sözleşmesinde öngörülmüşse elektronik posta kullanılır.

Çağrıya ilişkin kritik noktalar şunlardır:

• Gündemde bulunmayan konular görüşülüp karara bağlanamaz. İstisnaları arasında, tüm ortakların hazır bulunduğu ve itiraz edilmediği hâllerde gündem dışı konuların görüşülebilmesi ile müdürlerin görevden alınması ve yerlerine yenilerinin seçilmesi gibi hâller sayılır.
• Finansal tablolar, faaliyet raporu ve varsa denetim raporu toplantıdan önce ortakların incelemesine hazır bulundurulmalıdır.
• Bütün ortakların veya temsilcilerinin hazır bulunması ve itiraz olmaması hâlinde çağrı usulüne uyulmaksızın toplantı yapılabilir. Bu, "çağrısız genel kurul" olarak adlandırılır ve küçük şirketlerde en çok kullanılan yöntemdir. Ancak toplantı süresince ortaklardan birinin itirazı hâlinde toplantıya devam edilemez.
• Limited şirket genel kurullarında kural olarak Bakanlık temsilcisi bulunması aranmaz.

TTK m. 617 uyarınca, ortaklardan hiçbiri sözlü görüşme isteminde bulunmadığı sürece, genel kurul kararları ortaklardan birinin gündem maddesine ilişkin önerisine diğer ortakların yazılı onayları alınmak suretiyle de verilebilir. Bu yöntemde fiilen bir toplantı yapılmaz.

Yazılı onay yönteminin kullanımında dikkat edilmesi gerekenler:

• Öneri metni tüm ortaklara aynı içerikle ulaştırılmalıdır.
• Onaylar yazılı olmalı, imza taşımalı ve tarihlendirilmelidir.
• Aynı belge üzerinde toplanmaları zorunlu değildir; ayrı ayrı verilen onaylar da geçerlidir.
• Karar, karar defterine geçirilmeli ve gerekiyorsa tescil ettirilmelidir.
• Bir ortak sözlü görüşme isterse bu yola başvurulamaz, toplantı yapılması gerekir.

Bu yöntem, ortakları farklı şehirlerde bulunan şirketler için pratik bir çözümdür; ancak nisaplar bakımından toplantılı karar alma ile aynı kurallara tabidir.

TTK m. 618 uyarınca ortakların oy hakkı, esas sermaye paylarının itibarî değerine göre hesaplanır. Şirket sözleşmesi, oy hakkını her esas sermaye payı için bir oy olacak şekilde de belirleyebilir; bu durumda paylar arasında itibarî değer farkı bulunsa dahi eşitlik sağlanabilir. Her ortağın en az bir oy hakkı vardır.

Oy hakkına ilişkin diğer kurallar:

• Ortak, temsilci aracılığıyla oy kullanabilir. Temsil için yazılı yetki belgesi gerekir.
• Bir ortağın kendisi, eşi, alt ve üstsoyu ile şirket arasındaki kişisel nitelikte bir işe veya işleme ya da bir davaya ilişkin görüşmelerde o ortak oy kullanamaz.
• Müdürlerin ibrasına ilişkin kararlarda, müdür sıfatını taşıyan ortaklar oy kullanamaz.
• Ödenmemiş sermaye borcu bulunan ortağın oy hakkının sınırlanması şirket sözleşmesiyle düzenlenebilir.

Olağan kararlar

TTK m. 620 uyarınca kanun veya şirket sözleşmesinde aksi öngörülmedikçe, genel kurul kararlarını toplantıda temsil edilen oyların salt çoğunluğuyla alır. Kanun limited şirket genel kurulu için ayrı bir toplantı yeter sayısı öngörmez; nisap, temsil edilen oylar üzerinden hesaplanır.

Önemli kararlar

TTK m. 621 uyarınca aşağıdaki kararlar, temsil edilen oyların en az üçte ikisinin ve oy hakkı bulunan esas sermayenin tamamının salt çoğunluğunun bir arada bulunmasıyla alınır:

• İşletme konusunun değiştirilmesi,
• Oyda imtiyazlı esas sermaye paylarının öngörülmesi,
• Esas sermaye paylarının devrinin sınırlandırılması, yasaklanması ya da kolaylaştırılması,
• Esas sermayenin artırılması,
• Rüçhan hakkının sınırlandırılması ya da kaldırılması,
• Şirket merkezinin değiştirilmesi,
• Müdürlerin ve ortakların bağlılık yükümlülüğüne veya rekabet yasağına ilişkin düzenlemeler,
• Bir ortağın haklı sebepler dolayısıyla şirketten çıkarılması için mahkemeye başvurulması,
• Şirketin feshi.

Şirket sözleşmesiyle bu nisaplar ağırlaştırılabilir. Nisapları ağırlaştıran şirket sözleşmesi hükmü, ancak öngörülen ağırlaştırılmış nisapla kabul edilebilir.

Tüm ortakların onayını gerektiren kararlar

Ek ödeme ve yan edim yükümlülüklerinin sonradan öngörülmesi veya artırılması gibi ortakların borçlarını genişleten kararlar, kural olarak ilgili tüm ortakların onayını gerektirir.

Toplantıda düzenlenmesi gereken belgeler şunlardır:

1. Hazır bulunanlar listesi (ortak, pay tutarı, temsil durumu),
2. Toplantı tutanağı,
3. Vekâletnameler,
4. Çağrı belgeleri ve tebliğ delilleri,
5. Finansal tablolar ve faaliyet raporu.

Kararlar genel kurul karar defterine yazılır ve toplantıya katılanlarca imzalanır. Tescile tabi kararlar (şirket sözleşmesi değişikliği, müdür ataması ve azli, sermaye artırımı, merkez değişikliği gibi) ticaret siciline tescil ve ilan ettirilir.

Kanun, limited şirket genel kurulu kararlarının butlanı ve iptali bakımından anonim şirket hükümlerine yollama yapar. Buna göre:

• Butlan: Ortağın genel kurula katılma, asgari oy, dava ve kanundan kaynaklanan vazgeçilemez haklarını sınırlandıran, bilgi alma ve inceleme haklarını kanunda öngörülenden fazla sınırlayan, şirketin temel yapısını bozan veya sermayenin korunması hükümlerine aykırı kararlar batıldır. Butlan her zaman ileri sürülebilir.
• İptal: Kanuna, şirket sözleşmesine veya dürüstlük kurallarına aykırı kararların iptali, karar tarihinden itibaren üç ay içinde dava edilebilir.

İptal davası açabilecek kişiler; toplantıda hazır bulunup karara olumsuz oy veren ve muhalefetini tutanağa geçirten ortaklar ile çağrının usulüne uygun yapılmaması, gündemin gereği gibi ilan edilmemesi ya da yetkisiz kişilerin karara katılması gibi hâllerde ilgili ortaklardır. Müdürler ve yerine getirilmesi kişisel sorumluluklarını doğuracak kararlar bakımından her müdür de dava açabilir.

Genel kurul kararlarının iptali ve butlanının tespiti davaları asliye ticaret mahkemesinde görülür. HMK m. 14/2 uyarınca şirket merkezinin bulunduğu yer mahkemesi kesin yetkilidir.

Bu davalar konusu bir miktar paranın ödenmesi olmadığından TTK m. 5/A kapsamındaki dava şartı arabuluculuğa tabi değildir. Mahkeme, davacının talebi üzerine kararın yürütülmesinin geri bırakılmasına karar verebilir.

• Olağan genel kurulu üç aylık süre içinde yapmamak,
• Çağrıyı ispatlanabilir bir yöntemle yapmamak,
• Gündemde olmayan konuyu karara bağlamak,
• Önemli kararlarda TTK m. 621 nisabını gözden kaçırıp basit çoğunlukla karar almak,
• Muhalefet şerhini tutanağa geçirmeyip iptal davası hakkını kaybetmek,
• Karar defterini toplantı tarihinden çok sonra doldurmak,
• Tescile tabi kararları tescil ettirmemek,
• Yazılı onay yönteminde bazı ortakların onayını hiç almamak,
• Oydan yoksunluk hâllerini dikkate almamak,
• Çağrısız toplantıda bir ortağın itirazına rağmen toplantıyı sürdürmek.

Limited şirkette genel kurul, formalite değil geçerlilik meselesidir. Nisapları yanlış hesaplanmış bir sermaye artırımı, gündemsiz alınmış bir müdür azli kararı veya çağrısı ispatlanamayan bir toplantı, aylar sonra açılan iptal davasıyla geriye dönük olarak ortadan kalkabilir. Bu da tescil edilmiş işlemlerin, üçüncü kişilerle yapılmış sözleşmelerin ve kâr dağıtımlarının sorgulanmasına yol açar.

Ortaklar arasında görüş ayrılığı bulunan şirketlerde toplantı öncesinde gündemin, çağrı yönteminin ve nisapların hukuki denetimden geçirilmesi, sonradan açılacak davaların büyük bölümünü baştan önler. Genel kurul sürecinizin planlanması veya alınmış bir karara karşı dava yollarının değerlendirilmesi için Günser + Partners ile iletişime geçebilirsiniz.