Limited Şirkette Ortağın Bilgi Alma ve İnceleme Hakkı Nasıl Kullanılır?

TTK m. 614 uyarınca her ortak, müdürlerden şirketin bütün işleri ve hesapları hakkında bilgi vermelerini isteyebilir ve belirli konularda inceleme yapabilir. Bu hak, ortaklık sıfatından doğan vazgeçilmez nitelikte bir haktır.

Hakkın iki ayrı görünümü vardır:

• Bilgi alma: Ortağın müdürlerden sözlü veya yazılı açıklama talep etmesi. Şirketin işleri, mali durumu, sözleşmeleri, borçları, alacakları ve devam eden davaları hakkında bilgi istenebilir.
• İnceleme: Ortağın belirli konularda şirket defter ve belgelerini bizzat ya da uzman yardımıyla incelemesi. İnceleme, bilgi almanın somut belgeye dayandırılması işlevini görür.

Ayrıca finansal tablolar ve yıllık faaliyet raporu, genel kurul toplantısından önce ortakların incelemesine hazır bulundurulmalıdır. Bu, ortağın talebine bağlı olmayan, müdürlerin kendiliğinden yerine getirmesi gereken bir yükümlülüktür.

Kanun bilgi alma talebi için özel bir şekil öngörmez. Buna karşılık ispat bakımından yazılı talep şarttır. Uygulamada iki yöntem tercih edilir:

1. Noter ihtarnamesi: Talebin içeriğini ve şirkete ulaştığı tarihi kesin biçimde belgeler.
2. İadeli taahhütlü mektup: Daha düşük maliyetlidir; tebliğ belgesi saklanmalıdır.

Talep dilekçesinde şu unsurların bulunması gerekir:

• Ortağın kimliği ve pay durumu,
• Talep edilen bilginin konusu ve dönemi,
• İnceleme isteniyorsa hangi defter ve belgelerin inceleneceği,
• İnceleme için önerilen tarih ve yöntem,
• Uzman yardımı alınacaksa bunun bildirilmesi,
• Cevap için makul bir süre.

Talebin somut olması önemlidir. "Şirketin bütün belgelerini istiyorum" biçimindeki genel talepler, dürüstlük kuralına aykırı bulunabilir ve şirketin reddine haklı gerekçe oluşturabilir. Buna karşılık belirli bir hesap dönemine, belirli sözleşmelere veya belirli bir işleme yönelik talepler çok daha güçlüdür.

TTK m. 614 uyarınca bilgi alma veya inceleme istemi, şirket sırlarının açıklanması veya korunması gereken diğer şirket menfaatleri tehlikeye girecekse gerekli ölçüde reddedilebilir. Bu ret kararını genel kurul verir.

Süreç şöyle işler:

1. Ortak müdürlerden bilgi veya inceleme talep eder.
2. Müdürler talebi karşılamaz veya sır gerekçesiyle reddeder.
3. Konu genel kurula taşınır; genel kurul talebi kabul veya reddeder.
4. Genel kurulun bilgi alınmasını ve incelemeyi haksız yere engellemesi hâlinde ortak mahkemeye başvurabilir.

Mahkeme, talebin haklılığını, şirket sırrının gerçekten söz konusu olup olmadığını ve talebin kapsamını değerlendirerek karar verir. Mahkeme talebi tamamen kabul edebileceği gibi, kapsamını daraltarak veya gizlilik tedbirlerine bağlayarak da kabul edebilir.

Ret gerekçesi olarak öne sürülen "şirket sırrı" savunmasının somutlaştırılması gerekir. Genel bir sır iddiası, hakkı ortadan kaldırmaz. Mahkeme incelemesinde şu ölçütler öne çıkar:

• Bilginin gerçekten gizli olup olmadığı,
• Açıklanmasının şirkete somut zarar verip vermeyeceği,
• Ortağın rakip bir işletmeyle ilişkisinin bulunup bulunmadığı,
• Talebin kapsamının daraltılarak veya gizlilik taahhüdüyle karşılanıp karşılanamayacağı,
• Talebin şirketi meşgul etme veya baskı kurma amacı taşıyıp taşımadığı.

TTK m. 613 uyarınca ortaklar, şirket sırlarını korumakla yükümlüdür. Bu yükümlülük, ortaklık sıfatı sona erse dahi devam eder. Dolayısıyla bilgi alan ortak, edindiği bilgiyi şirket aleyhine kullanamaz. Şirket sözleşmesiyle ortaklar için rekabet yasağı öngörülmüşse, rakip faaliyet yürüten ortağın talebi daha sıkı denetlenir.

İnceleme hakkının kapsamı somut olaya göre belirlenmekle birlikte, uygulamada talep edilen başlıca kayıtlar şunlardır:

• Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri,
• Pay defteri ve genel kurul karar defteri,
• Müdürler kurulu karar defteri,
• Mizanlar, bilanço ve gelir tablosu,
• Banka hesap ekstreleri ve kredi sözleşmeleri,
• Fatura, irsaliye ve tahsilat belgeleri,
• Şirketin taraf olduğu önemli sözleşmeler,
• Devam eden dava ve icra dosyalarının listesi,
• Ortaklara ve ilişkili kişilere yapılan ödemelerin dökümü,
• Ücret ve huzur hakkı ödemeleri.

Özellikle ortaklar arasında güven ilişkisi bozulmuşsa, ilişkili kişilere yapılan ödemeler ile şirket kaynaklarının kişisel kullanımına dair kayıtlar incelemenin merkezine yerleşir.

Bilgi alma ve inceleme hakkı bazı hâllerde yeterli olmaz. Belirli olayların açıklığa kavuşturulması gerekiyorsa özel denetim istenebilir. Kanun, limited şirkette de belirli konuların açıklığa kavuşturulması amacıyla özel denetçi atanmasını mümkün kılan bir düzenleme öngörür.

Özel denetim talebinin öne çıkan özellikleri şunlardır:

• Talep, belirli ve somut olaylara yönelik olmalıdır; genel bir denetim istemi kabul edilmez.
• Ortağın önce bilgi alma ve inceleme hakkını kullanmış olması aranır.
• Genel kurul talebi reddederse ortak mahkemeye başvurabilir.
• Özel denetçi raporu, sorumluluk davasında güçlü bir delil oluşturur.

Hak, dürüstlük kuralına aykırı biçimde kullanılamaz. Aşağıdaki durumlarda talep tamamen veya kısmen reddedilebilir:

• Talebin tek amacının şirketin işleyişini aksatmak olması,
• Aynı bilginin kısa süre önce verilmiş olması,
• Ortağın rakip bir işletme yararına bilgi toplaması,
• İnceleme kapsamının şirketin tüm arşivine yayılacak biçimde belirsiz olması,
• Talebin üçüncü kişilerin kişisel verilerine ölçüsüz erişim içermesi.

Kişisel veri içeren belgelerde, 6698 sayılı Kanun kapsamındaki yükümlülükler gözetilerek maskeleme yapılması ve incelemenin veri minimizasyonu ilkesine uygun yürütülmesi gerekir.

Bilgi alma ve inceleme hakkına ilişkin başvurular ile özel denetçi atanması istemleri asliye ticaret mahkemesinde görülür. HMK m. 14/2 uyarınca şirket merkezinin bulunduğu yer mahkemesi kesin yetkilidir.

Bu talepler para alacağına ilişkin olmadığından TTK m. 5/A kapsamındaki dava şartı arabuluculuğa tabi değildir. Delillerin kaybolma tehlikesi varsa HMK m. 400 ve devamı uyarınca delil tespiti, koşulları varsa HMK m. 389 uyarınca ihtiyati tedbir istenebilir.

• Bilgi talebini sözlü yapıp ispat edememek,
• Talebi somutlaştırmayıp bütün belgeleri istemek,
• Genel kurul aşamasını atlayarak doğrudan dava açmak,
• Reddin gerekçesini tutanağa geçirtmemek,
• İnceleme sırasında belgelerin örneğini almamak veya tutanak düzenlememek,
• Elde edilen bilgiyi şirket aleyhine kullanarak sır saklama yükümlülüğünü ihlâl etmek,
• Şirket kayıtlarının değiştirilme riskine karşı delil tespiti istememek,
• Bilgi alma hakkını kullanmadan doğrudan fesih veya sorumluluk davası açıp delilsiz kalmak,
• Yıllık finansal tabloları incelemeden ibra kararına olumlu oy vermek.

Bilgi alma ve inceleme hakkı, limited şirkette azınlıkta kalan ortağın en pratik korunma aracıdır. Bu hakkın usulüne uygun kullanılması, sonraki aşamalarda açılacak kâr payı, sorumluluk, çıkma veya fesih davalarının delil temelini oluşturur. Yazılı talep, genel kurul aşaması ve gerektiğinde mahkeme başvurusu şeklindeki sıranın izlenmesi, hem hakkın etkin kullanılmasını sağlar hem de dürüstlük kuralına aykırılık savunmasını etkisiz kılar.

Şirket kayıtlarına erişiminiz engelleniyorsa vakit kaybetmeden yazılı talep sürecini başlatmak, gerekiyorsa delil tespiti istemek gerekir. Sürecin planlanması ve mahkeme başvurusunun hazırlanması için Günser + Partners ile iletişime geçebilirsiniz.