Anonim Şirkette Genel Kurul Nasıl Toplanır? Çağrı, Gündem ve Nisaplar

Anonim şirketlerde genel kurul iki şekilde toplanır:

• Olağan genel kurul: Her faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içinde yapılır. Takvim yılını faaliyet dönemi olarak kullanan şirketlerde bu, kural olarak yılın ilk üç ayı demektir. Olağan toplantıda organların seçimi, finansal tablolar, yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporu, kârın kullanım şekli, dağıtılacak kâr ve kazanç payları ile yönetim kurulu üyelerinin ibrası görüşülür.
• Olağanüstü genel kurul: Şirketin ihtiyaç duyduğu her zaman, gerekli hâllerde toplanır. Sermaye artırımı, esas sözleşme değişikliği, yönetim kurulunun değiştirilmesi veya önemli bir varlığın satışı gibi konular çoğunlukla olağanüstü toplantıya konu olur.

TTK m. 409 bu ayrımı yapar. Olağan toplantının süresinde yapılmaması, kararı kendiliğinden geçersiz kılmaz; ancak yönetim kurulu üyelerinin sorumluluğu ve azlığın mahkemeye başvurma hakkı gündeme gelebilir.

Çağrı yetkisi kural olarak yönetim kurulundadır. TTK m. 410 uyarınca yönetim kurulunun görev süresi dolmuş olsa bile genel kurulu toplantıya çağırma yetkisi devam eder. Bu kural, süresi biten yönetim kurulu yüzünden şirketin organsız kalmasını önler.

Yönetim kurulunun toplanamaması veya sürekli olarak toplanamayacak durumda olması hâlinde, pay sahiplerinden birinin başvurusu üzerine mahkemeden genel kurulu toplantıya çağırma izni alınabilir. Ayrıca tasfiye hâlindeki şirketlerde tasfiye memurları da kendi görev alanlarına giren konularda genel kurulu toplantıya çağırabilir.

Azlık pay sahiplerinin çağrı hakkı ayrı bir başlıktır: Sermayenin en az onda birini, halka açık şirketlerde yirmide birini oluşturan pay sahipleri, gerektirici sebepleri ve gündemi yazılı olarak bildirerek yönetim kurulundan genel kurulun toplantıya çağrılmasını isteyebilir. Bu istem karşılıksız kalırsa mahkemeye başvurulabilir.

TTK m. 414, çağrının nasıl yapılacağını düzenler. Genel kurul, esas sözleşmede gösterilen şekilde, şirketin internet sitesinde ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan ilanla toplantıya çağrılır. Bu çağrı, ilan ve toplantı günleri hariç olmak üzere, toplantı tarihinden en az iki hafta önce yapılmalıdır.

İlanın yanı sıra bireysel bildirim de gerekir. Pay defterinde yazılı pay sahipleriyle, önceden şirkete pay senedi veya pay sahipliğini ispatlayıcı belge vererek adreslerini bildiren pay sahiplerine; toplantı günü, gündem ve ilanın çıktığı veya çıkacağı gazeteler iadeli taahhütlü mektupla bildirilir.

Çağrıda bulunması gereken asgari bilgiler şunlardır:

• toplantının tarihi, saati ve tam adresi,
• toplantının olağan mı olağanüstü mü olduğu,
• gündem maddelerinin tek tek ve açık biçimde yazılması,
• esas sözleşme değişikliği görüşülecekse değişen maddelerin eski ve yeni metni,
• vekâleten temsile ilişkin açıklamalar,
• Bakanlık temsilcisi bulunması gereken hâllerde buna ilişkin bilgi.

Çağrı usulündeki eksiklikler, toplantıya katılmayan pay sahibine dahi iptal davası açma imkânı verdiği için ciddi sonuç doğurur.

Genel kurulda kural olarak yalnız gündemde yer alan konular görüşülür ve karara bağlanır. Gündeme bağlılık ilkesi, toplantıya katılmayan veya katılmamayı tercih eden pay sahibini korur: Pay sahibi, hangi konuların görüşüleceğini önceden bilerek katılıp katılmayacağına karar verir.

Bu ilkenin başlıca istisnaları şunlardır:

1. Bütün pay sahiplerinin hazır bulunması: Payların tamamının sahipleri veya temsilcileri toplantıda hazırsa ve itiraz eden olmazsa gündeme madde eklenebilir.
2. Yönetim kurulu üyelerinin görevden alınması ve yenilerinin seçimi: Bu konu, yılsonu finansal tablolarının müzakeresi maddesiyle ilgili sayılır; gündemde açıkça yer almasa bile istem üzerine görüşülebilir.
3. Haklı sebebin bulunduğu hâller: Yönetim kurulu üyelerinin haklı sebeple görevden alınması özel olarak düzenlenmiştir.

Gündem maddelerinin muğlak yazılması da sorun yaratır. Örneğin sadece “dilek ve temenniler” maddesine dayanılarak esas sözleşme değişikliği veya sermaye artırımı kararı alınamaz.

Evet. TTK m. 416 uyarınca bütün payların sahipleri veya temsilcileri, aralarından biri itirazda bulunmadığı takdirde, genel kurula katılabilir ve çağrı usulüne uyulmaksızın genel kurul toplanabilir. Bu toplantıda gündeme madde eklenmesi de mümkündür.

Çağrısız toplantının geçerliliği iki koşula bağlıdır: Toplantı boyunca payların tamamının temsil edilmesi ve toplantıya ya da alınan kararlara itiraz edilmemesi. Pay sahiplerinden birinin toplantıyı terk etmesi hâlinde, o andan sonra alınan kararlar bakımından bu koşul ortadan kalkar. Aile şirketlerinde sıkça kullanılan çağrısız toplantı yönteminde, hazır bulunanlar listesinin ve tutanağın eksiksiz düzenlenmesi hayati önemdedir.

TTK m. 418 genel kural olan nisapları düzenler. Kanunda veya esas sözleşmede aksine hüküm bulunmadıkça:

• İlk toplantıda sermayenin en az dörtte birini karşılayan payların sahipleri veya temsilcilerinin hazır bulunması gerekir. Bu nisap toplantı süresince korunmalıdır.
• İkinci toplantıda toplantı nisabı aranmaz.
• Kararlar, toplantıda hazır bulunan oyların çoğunluğu ile alınır.

Esas sözleşme değişikliklerinde ise ağırlaştırılmış nisaplar uygulanır. Genel kural, sermayenin en az yarısının temsil edildiği toplantıda mevcut oyların çoğunluğudur; ilk toplantıda bu nisap sağlanamazsa izleyen toplantıda sermayenin en az üçte biri yeterlidir. Bazı kararlar için ise tüm pay sahiplerinin oybirliği, bazıları için sermayenin en az yüzde yetmiş beşinin olumlu oyu aranır. Rüçhan hakkının sınırlandırılması veya kaldırılması gibi özel konularda kanun ayrı nisaplar öngörmüştür.

Esas sözleşme, kanuni nisapları ağırlaştırabilir; kural olarak hafifletemez. Ağırlaştırılmış nisabın esas sözleşmeye konulması veya kaldırılması da kendi içinde özel nisaba tabidir.

Genel kurula katılma hakkı pay sahibine aittir. Nama yazılı pay senedi sahipleri bakımından belirleyici olan pay defteri kaydıdır; şirketle ilişkilerde pay defterinde kayıtlı kişi pay sahibi kabul edilir. Hamiline yazılı pay sahiplerinin katılabilmesi için ise pay sahipliğinin Merkezi Kayıt Kuruluşuna bildirilmiş olması gerekir.

Pay sahibi genel kurula bizzat katılabileceği gibi temsilci de gönderebilir. Temsilcinin pay sahibi olması zorunlu değildir; esas sözleşmede aksi yönde konulmuş kısıtlamalar kanunen geçersiz sayılır. Vekâletnamenin şekli ve içeriği bakımından ilgili tebliğ hükümlerine uyulması gerekir.

Toplantı başında hazır bulunanlar listesi düzenlenir. Bu liste, kimlerin hangi paylarla temsil edildiğini ve nisabın sağlanıp sağlanmadığını gösteren temel belgedir.

Kural olarak her pay sahibi, paylarının toplam itibarî değeriyle orantılı oy hakkına sahiptir. Esas sözleşmeyle bir paya birden fazla oy hakkı tanınması, yani oyda imtiyaz mümkündür; ancak kanun bunun sınırlarını çizmiştir ve imtiyazlı oyların kullanılamayacağı konular vardır.

Bazı hâllerde pay sahibi oy kullanamaz. Pay sahibi; kendisi, eşi, alt ve üstsoyu ile şirket arasındaki kişisel nitelikteki bir işe veya işleme ya da davaya ilişkin görüşmelerde oy kullanamaz. Ayrıca şirket yönetim kurulu üyeleriyle yönetimde görevli imza yetkisini haiz kişiler, yönetim kurulunun ibrasına ilişkin kararlarda kendi paylarından doğan oy haklarını kullanamazlar. Bu yasağa aykırı kullanılan oyların sonucu değiştirdiği hâllerde karar iptal edilebilir.

Kanunda ve ilgili yönetmelikte belirtilen hâllerde genel kurul toplantısına Ticaret Bakanlığı temsilcisinin katılması zorunludur. Temsilcinin bulunması gereken bir toplantının onsuz yapılması, alınan kararların geçerliliğini etkiler.

Toplantı sonunda tutanak düzenlenir. Tutanakta; alınan kararlar, oy oranları, muhalefet şerhleri ve varsa itirazlar yer alır. Muhalefet şerhinin tutanağa geçirilmesi, iptal davası açma hakkı bakımından kritik öneme sahiptir. Toplantıda hazır bulunup olumsuz oy veren pay sahibi, muhalefetini tutanağa geçirtmezse dava hakkını kural olarak kaybeder.

Kararlar, tescile tabi olanlar bakımından ticaret siciline tescil ve ilan ettirilir.

Genel kurul sürecindeki hatalar üç farklı sonuç doğurabilir:

• İptal edilebilirlik: Çağrının usulsüz yapılması, gündemin gereği gibi ilan edilmemesi, yetkisiz kişilerin karara katılması veya pay sahibinin katılımının haksız engellenmesi hâlinde karar iptal edilebilir. Dava, karar tarihinden itibaren üç ay içinde açılmalıdır.
• Butlan: Pay sahibinin vazgeçilemez haklarını ortadan kaldıran, bilgi alma ve inceleme haklarını kanuni ölçünün dışında sınırlayan, şirketin temel yapısını bozan veya sermayenin korunması hükümlerine aykırı kararlar baştan itibaren geçersizdir.
• Yokluk: Hiç genel kurul yapılmadan tutanak düzenlenmesi gibi kararın kurucu unsurlarının hiç oluşmadığı hâllerde ortada hukuken bir karar bulunmaz.

Genel kuruldan kaynaklanan uyuşmazlıklar mutlak ticari dava niteliğindedir. Görevli mahkeme asliye ticaret mahkemesidir. Yetki bakımından ise şirket merkezinin bulunduğu yer mahkemesi esas alınır.

Genel kurul kararının iptali veya butlanının tespiti talepleri, konusu bir miktar paranın ödenmesi olan talepler olmadığından ticari davalarda öngörülen dava şartı arabuluculuğa tabi değildir. Buna karşılık aynı olaydan doğan tazminat talepleri para alacağına ilişkinse arabuluculuk şartı gündeme gelir.

• İlan ve toplantı günleri hariç iki haftalık süreyi yanlış hesaplamak,
• pay defterinde kayıtlı pay sahiplerine iadeli taahhütlü mektup göndermemek,
• gündemi genel ve belirsiz ifadelerle yazmak,
• gündemde olmayan konuda karar almak,
• çağrısız toplantıda payların tamamının temsil edilmediğini fark etmemek,
• hazır bulunanlar listesini eksik veya imzasız bırakmak,
• toplantı nisabının toplantı boyunca korunması gerektiğini gözden kaçırmak,
• ibra oylamasında yönetim kurulu üyesi pay sahiplerinin oy kullanmasına izin vermek,
• muhalefet şerhini tutanağa geçirtmeden toplantıdan ayrılmak,
• tescile tabi kararları süresinde tescil ettirmemek.

Genel kurul, anonim şirketin iradesinin hukuken doğduğu yerdir. Bu iradenin sonradan tartışmaya açılmaması, büyük ölçüde çağrı, gündem, katılım ve nisap kurallarına gösterilen özene bağlıdır. Toplantıdan aylar sonra açılan bir iptal davası, sermaye artırımını, yönetim değişikliğini veya kâr dağıtımını uzun süre belirsiz bırakabilir.

Özellikle ortaklar arasında görüş ayrılığı bulunan şirketlerde genel kurul öncesinde çağrı belgelerinin, gündem metninin, vekâletnamelerin ve nisap hesabının hukuki denetimden geçirilmesi, sonradan doğacak uyuşmazlıkların büyük bölümünü önler. Genel kurul hazırlığı, toplantı yönetimi ve karar sonrası tescil süreçleri için Günser + Partners ile iletişime geçebilirsiniz.