Profesyonel Site Yönetimi Sözleşmesi: Yetki, Denetim ve Sorumluluk

Yönetim şirketi, kat malikleri kurulunun sayı ve arsa payı çoğunluğuyla alacağı kararla atanır. Toplu yapılarda atama yetkisi, yönetim planına göre toplu yapı temsilciler kuruluna ait olabilir.

Atama kararında en az şu hususlar bulunmalıdır:

• yönetim şirketinin ticaret unvanı ve vergi kimlik bilgileri,
• görev süresi ve başlangıç tarihi,
• ücret tutarı ve ödeme dönemleri,
• yetki sınırları ve harcama limitleri,
• teminat verilip verilmeyeceği,
• raporlama ve denetim dönemleri.

Karar, karar defterine yazılmalı ve toplantıya katılanlarca imzalanmalıdır. Kararda ücretin ve yetki sınırlarının gösterilmemesi, sonradan çıkan uyuşmazlıklarda en sık rastlanan eksikliktir.

Yönetim şirketi, kanuni anlamda yöneticidir. Bu nedenle Kat Mülkiyeti Kanunu m. 35’teki görevler ve m. 38’deki sorumluluk doğrudan yönetim şirketine uygulanır. Yönetici, kat maliklerine karşı aynen bir vekil gibi sorumludur.

Bunun pratik sonuçları şunlardır:

• Yönetim şirketi, kat malikleri kurulunun kararlarını uygulamak zorundadır; kendi ticari tercihine göre hareket edemez.
• Topladığı ortak gider paralarını ayrı bir hesapta tutmalı, kendi işletme hesabıyla karıştırmamalıdır.
• Hesap verme yükümlülüğü kesindir; belgesiz harcama kabul edilmez.
• Görev süresi sonunda bütün defter, belge ve demirbaşları devretmek zorundadır.

Yönetim şirketiyle imzalanan sözleşme, kat maliklerinin denetim ve görevden alma haklarını ortadan kaldıracak biçimde düzenlenemez. Kat malikleri kurulu, haklı sebebin varlığı hâlinde yöneticiyi her zaman değiştirebilir.

Profesyonel yönetim sözleşmesi, uygulamada çoğu zaman şirketin hazırladığı matbu metin üzerinden imzalanmaktadır. Kat maliklerinin menfaatini koruyabilmek için sözleşmede şu başlıklar mutlaka yer almalıdır:

1. Hizmet kapsamı: Hangi hizmetlerin ücrete dâhil olduğu, hangilerinin ek ücretli olduğu kalem kalem yazılmalıdır.
2. Ücret ve artış esası: Ücretin tutarı, ödeme zamanı ve dönemsel artış yöntemi belirlenmelidir.
3. Harcama yetkisi: Yönetim şirketinin kurul kararı olmadan yapabileceği harcamanın üst sınırı gösterilmelidir.
4. Banka hesabı: Site hesabının kat malikleri adına açılacağı, imza yetkisinin nasıl kullanılacağı ve şirket hesabından ayrı tutulacağı düzenlenmelidir.
5. Raporlama: Aylık gelir-gider raporu, banka ekstresi ve borçlu listesi sunma yükümlülüğü yazılmalıdır.
6. Personel: Güvenlik, temizlik ve teknik personelin kimin işçisi sayılacağı açıkça belirlenmelidir.
7. Denetim: Denetçi veya denetim kuruluna belge sunma yükümlülüğü düzenlenmelidir.
8. Fesih: Haklı sebeple derhâl fesih hakkı, bildirim süresi ve fesih hâlinde devir teslim yükümlülüğü yer almalıdır.
9. Kişisel verilerin korunması: Kamera kayıtları, giriş-çıkış verileri ve malik-kiracı bilgilerinin işlenmesine ilişkin esaslar düzenlenmelidir.
10. Sigorta ve teminat: Mesleki sorumluluk sigortası veya teminat verilmesi kararlaştırılabilir.

Profesyonel yönetimde en riskli alan personeldir. Güvenlik görevlisi, temizlik personeli, teknisyen ve bahçıvanın kimin işçisi olduğu, işçilik alacağı davalarında belirleyici olur.

İki temel model vardır:

• Personel doğrudan site adına istihdam edilir. Bu hâlde işveren kat malikleridir; yönetim şirketi yalnız işveren vekili gibi hareket eder. İşçilik alacaklarından kat malikleri sorumlu olur.
• Personel yönetim şirketinin işçisidir ve hizmet alım sözleşmesiyle çalıştırılır. Bu hâlde alt işveren-asıl işveren ilişkisi doğabilir ve işçilik alacaklarından siteye de müracaat edilebilir.

Her iki modelde de site tamamen sorumluluk dışında kalmaz. Bu nedenle sözleşmede; sigorta primlerinin ve ücretlerin ödendiğine ilişkin belgelerin düzenli sunulması, hak edişten kesinti yapılabilmesi ve rücu hakkı düzenlenmelidir.

Personel değişikliklerinin, kıdem tazminatı yükünün ve yıllık izin devirlerinin kaydı tutulmalıdır. Yönetim şirketi değiştiğinde bu yükün kimde kalacağı önceden belirlenmezse, ciddi tutarlarda uyuşmazlık doğar.

Kat Mülkiyeti Kanunu m. 41, kat malikleri kurulunun yöneticiyi sürekli denetlemesini öngörür. Yönetim planında zaman belirlenmemişse hesap denetimi üç ayda bir yapılır; haklı sebep varsa her zaman istenebilir. Kurul, denetim işini bir denetçiye veya üç kişilik denetim kuruluna verebilir.

Etkin bir denetim için şu belgeler istenmelidir:

• banka hesap ekstreleri ve mutabakat,
• gelir-gider defteri ve fişler,
• personel bordroları ve sosyal güvenlik bildirgeleri,
• hizmet alım sözleşmeleri ve faturalar,
• aidat tahsilat listesi ve borçlu dökümü,
• demirbaş ve bakım kayıtları.

Denetçi, tespit ettiği aykırılıkları rapora bağlar ve kat malikleri kuruluna sunar. Rapor, görevden alma ve tazminat taleplerinde temel delil oluşturur.

Yönetim sözleşmesi; sürenin dolması, kurul kararıyla yöneticinin değiştirilmesi veya haklı sebeple fesih ile sona erer. Kat malikleri kurulu, haklı sebep varsa süre dolmadan da yöneticiyi değiştirebilir.

Görevi sona eren yönetim şirketi;

• karar defterini ve işletme defterini,
• gelir-gider belgelerini ve sözleşmeleri,
• banka hesap bilgilerini ve varsa çek-senet evrakını,
• personel dosyalarını,
• demirbaş ve anahtarları,
• kamera kayıt sistemine ilişkin erişim bilgilerini

tutanakla devretmek zorundadır. Devirden kaçınılması hâlinde belgelerin teslimi ve hesap verilmesi için dava açılabilir; koşulları varsa ihtiyati tedbir istenebilir.

Yönetim şirketinin atanması, görevden alınması, hesap vermesi ve sorumluluğuna ilişkin uyuşmazlıklarda görevli mahkeme sulh hukuk mahkemesidir. Yetkili mahkeme taşınmazın bulunduğu yer mahkemesidir.

Kat Mülkiyeti Kanunu’ndan kaynaklanan uyuşmazlıklar dava şartı arabuluculuğa tabidir. Buna karşılık site ile yönetim şirketi arasındaki ilişkinin ticari nitelikte olduğu hâllerde, uyuşmazlığın kaynağına göre ticari uyuşmazlıklara ilişkin dava şartı arabuluculuk hükümleri gündeme gelebilir. Personel alacaklarına ilişkin davalar ise iş mahkemesinde görülür ve iş uyuşmazlıklarına özgü dava şartı arabuluculuğa tabidir.

Yönetim şirketinin atanmasına ilişkin kurul kararının iptali isteniyorsa; toplantıya katılıp aykırı oy kullanan malik karar tarihinden itibaren bir ay, katılmayan malik öğrenmeden itibaren bir ay ve her hâlde karar tarihinden itibaren altı ay içinde dava açmalıdır.

• Yönetim şirketiyle yazılı sözleşme yapmadan çalışmak,
• ücreti ve yetki sınırlarını kurul kararına yazmamak,
• site parasını şirketin kendi hesabında tutmasına izin vermek,
• personelin kimin işçisi olduğunu belirlememek,
• sigorta primi ve ücret ödeme belgelerini düzenli talep etmemek,
• denetçi seçmemek veya denetimi kâğıt üzerinde bırakmak,
• fesih ve devir teslim hükümlerini sözleşmeye koymamak,
• kamera ve giriş-çıkış verilerinin işlenmesini hiç düzenlememek,
• yönetim değişikliğinde tutanaksız devir yapmak.

Profesyonel yönetim, doğru kurgulandığında sitelerde büyük kolaylık sağlar; kötü kurgulandığında ise kat maliklerini hem mali hem de hukuki risk altında bırakır. Belirleyici olan, sözleşmenin ayrıntılı hazırlanması ve denetimin fiilen işletilmesidir.

Yönetim sözleşmesinin hazırlanması, mevcut sözleşmenin gözden geçirilmesi, personel modelinin belirlenmesi, denetim raporlarının değerlendirilmesi ve devir teslim süreçlerinde Günser + Partners ile iletişime geçebilirsiniz.