Ücret Bordrosunun Delil Değeri Nedir? İhtirazi Kayıt Ne İşe Yarar?

İş Kanunu, işverene her ödeme döneminde işçiye ücret hesap pusulası verme yükümlülüğü getirir. Pusulada ödemenin günü, ilgili dönem, fazla çalışma, hafta tatili, ulusal bayram ve genel tatil ücretleri ile yapılan her türlü kesinti ayrı ayrı gösterilmelidir.

Uygulamada işverenler bu yükümlülüğü ücret bordrosu düzenleyerek yerine getirir. Bordro, işçinin imzasını taşıdığında hem ödeme belgesi hem de ödemenin içeriğini gösteren belge işlevi görür. Ücret hesap pusulası verilmemesi ayrıca idari para cezası yaptırımına tabidir; tutarlar her yıl yeniden değerleme oranında güncellenir.

İşçinin imzasını taşıyan bordro, kural olarak güçlü bir belgedir. Ancak ispat gücü, bordronun içeriğine göre değişir.

Tahakkuk varsa ve ihtirazi kayıt yoksa

Bordroda fazla mesai, hafta tatili veya genel tatil ücreti tahakkuk ettirilmiş, bordro işçi tarafından ihtirazi kayıt konulmadan imzalanmış ve bu tutar fiilen ödenmişse, o dönem için ilgili alacak tanıkla ispat edilemez. İşçi, o dönemler bakımından ancak yazılı delil sunarak veya belgenin sahteliğini ileri sürerek talepte bulunabilir.

Bu kural, uygulamada işçi taleplerinin önemli bir bölümünün reddedilmesine yol açar. Bu nedenle bordroların imzalanmadan önce okunması büyük önem taşır.

Tahakkuk yoksa

Bordroda ilgili alacak kalemi hiç yer almıyorsa ya da sıfır olarak gösterilmişse, imzalı olsa dahi o dönem için tanıkla ispat yolu açıktır. Çünkü işçinin imzası, bordroda hiç yer almayan bir hususu kabul ettiği anlamına gelmez.

Örneğin bordroda yalnız temel ücret gösterilmiş, fazla mesai satırı hiç açılmamışsa, işçi o dönem için fazla çalışma iddiasını tanıkla ispatlayabilir.

Maktu ve değişmeyen tahakkuk sorunu

Bazı işyerlerinde her ay aynı tutarda, örneğin sabit “20 saat fazla mesai” tahakkuku yapıldığı görülür. Bu tür maktu tahakkuklar, gerçek çalışmayı yansıtmadıkları gerekçesiyle sınırlı değer taşır.

Yerleşik uygulamada:

• Her ay değişmeyen sabit tahakkuk, gerçek fazla çalışmayı gösteren bir kayıt olarak kabul edilmez.
• Bu hâlde işçi, gerçek çalışmasının tahakkuk edilenden fazla olduğunu tanıkla ispat edebilir.
• Ancak bordroda tahakkuk edilen ve ödenen tutarlar, hesaplanacak alacaktan mahsup edilir. Böylece mükerrer ödeme önlenir.

İşçinin imzasını taşımayan bordro, tek taraflı düzenlenmiş bir işveren kaydıdır. Tek başına ödeme belgesi sayılmaz.

Buna karşılık imzasız bordro tamamen değersiz de değildir:

• Bordroda gösterilen tutarın banka üzerinden işçinin hesabına yatırıldığı belgeleniyorsa, ödeme bu ölçüde ispatlanmış sayılır.
• Bordronun içeriği ile banka kaydı örtüşüyorsa, bordro ödemenin içeriğini gösteren tamamlayıcı bir belge olarak dikkate alınır.
• Elektronik ortamda düzenlenen ve işçiye kurumsal sistem üzerinden iletilen bordrolarda, iletimin ve erişimin belgelenmesi önem taşır.

Ücretin banka aracılığıyla ödenmesinin zorunlu olduğu işyerlerinde, bu yükümlülüğe uyulmaması hem idari yaptırım hem de ispat sorunu doğurur.

İhtirazi kayıt, işçinin bordroyu imzalarken içeriğini kabul etmediğini, haklarını saklı tuttuğunu belirten çekince beyanıdır. Bordroda gösterilen tahakkukun gerçek çalışmayı yansıtmadığını düşünen işçi, imzasının yanına bu yönde bir not düşerek belgenin kesin delil olma etkisini kırabilir.

Uygulamada dikkat edilmesi gerekenler:

• Kayıt, imzanın hemen yanına, el yazısıyla ve tarih atılarak konulmalıdır.
• “Fazla mesai alacaklarım eksik tahakkuk ettirilmiştir, haklarım saklıdır” gibi somut bir ifade kullanılmalıdır. Genel nitelikte “ihtirazi kayıtla” ibaresi de kabul görmekle birlikte, hangi kaleme ilişkin olduğunun belirtilmesi daha güvenlidir.
• Mümkünse bordronun bir örneği alınmalı veya fotoğrafı çekilmelidir.
• Elektronik onay sistemlerinde çekince alanı yoksa, aynı içerikte bir e-posta gönderilmesi işlevsel bir alternatiftir.

İşçinin ihtirazi kayıt koymaktan çekinmesi anlaşılırdır; ancak kayıt konulmadan imzalanan bordro, sonraki davada aleyhe sonuç doğurur. Bu nedenle en azından yazılı bir yazışma bırakılması önerilir.

İhtirazi kayıtsız imzalanmış bordroya rağmen işçinin başvurabileceği yollar şunlardır:

• Banka kayıtları: Bordroda tahakkuk eden tutar ile hesaba yatan tutar örtüşmüyorsa, ödemenin yapılmadığı yazılı delille ortaya konmuş olur. Bu, tanık yasağını aşan en etkili yoldur.
• İşyeri giriş çıkış kayıtları: Turnike, kart okuma ve güvenlik kayıtları, bordrodaki tahakkukun gerçek çalışmayı yansıtmadığını gösterebilir.
• Puantaj ve vardiya çizelgeleri: İşverenin kendi kayıtlarıyla bordro arasındaki çelişki, bordronun değerini zayıflatır.
• İmza incelemesi: İmzanın işçiye ait olmadığı ileri sürülüyorsa bilirkişi incelemesi yaptırılır. İmzanın sahte olduğunun anlaşılması hâlinde bordro delil değerini yitirir ve ayrıca ceza sorumluluğu doğabilir.
• Boş belgeye imza iddiası: İşe girişte boş bordro veya boş kâğıt imzalatıldığı iddiası ileri sürülebilir. Bu iddianın ispatı güçtür; ancak belgedeki yazı ve imza arasındaki farklılıklar, mürekkep incelemesi ve tanık beyanlarıyla desteklenebilir.
• Kurumsal yazışmalar: Fazla çalışma talimatı içeren e-posta ve mesajlar, bordronun aksini gösterebilir.

Bordroda asgari ücret gösterilip fiilen daha yüksek ücret ödenmesi yaygın bir uygulamadır. Bu durum yalnız işçilik alacaklarını değil, sigorta primlerini ve emeklilik haklarını da etkiler.

İşçi, gerçek ücretinin bordroda görünenden yüksek olduğunu ispatlamakla yükümlüdür. Bu ispatta kullanılan araçlar:

• Banka hesabına düzenli yatan ve bordroyla örtüşmeyen tutarlar,
• İşe alım yazışmaları, teklif mektubu ve ilan metni,
• Tanık beyanları,
• Emsal ücret araştırması: Mahkeme, işçinin mesleği, kıdemi, işin niteliği ve bulunduğu yer belirtilerek ilgili meslek odalarına, sendikalara ve kuruluşlara yazı yazar. Gelen yanıtlar, gerçek ücretin belirlenmesinde belirleyici rol oynar.

Gerçek ücretin bordrodan yüksek olduğunun anlaşılması hâlinde tüm işçilik alacakları bu ücret üzerinden yeniden hesaplanır. Ayrıca hizmet tespiti ve sigorta primi bakımından ayrı süreçler gündeme gelebilir.

• Bordroların gerçek çalışmayı yansıtacak biçimde, ay ay değişen tahakkuklarla düzenlenmesi,
• Ücret hesap pusulasının düzenli olarak verilmesi ve tesliminin belgelenmesi,
• Ödemelerin banka aracılığıyla ve bordro tutarıyla birebir örtüşecek şekilde yapılması,
• Giriş çıkış kayıtlarının tutulması ve saklanması,
• Yıllık izin defterinin imzalı olarak düzenlenmesi,
• Elektronik bordro sistemlerinde erişim ve onay kayıtlarının saklanması,
• Bordro ve banka kayıtlarının zamanaşımı süresi boyunca muhafaza edilmesi.

• Bordroyu okumadan imzalamak.
• İhtirazi kaydı imzadan uzak bir yere veya belirsiz ifadeyle yazmak.
• Bordronun bir örneğini almamak.
• Her ay sabit maktu tahakkuk yaparak gerçek çalışmayı belgelediğini sanmak.
• Bordroda gösterilen tutarı elden ödeyip banka kaydı bırakmamak.
• İmzasız bordroyu ödeme belgesi saymak.
• Bordroyla banka kaydı arasındaki farkı davada ileri sürmemek.
• Tahakkuk edilen ve ödenen tutarların mahsubunu talep etmemek.

Ücret bordrosu, iş yargısında hem işçinin en büyük engeli hem de en güçlü delili olabilir. İçeriği gerçek çalışmayı yansıtan, ay ay değişen ve banka ödemesiyle birebir örtüşen bordrolar, işvereni güçlü biçimde korur. Buna karşılık maktu tahakkuklar ve banka kaydıyla çelişen bordrolar, işvereni beklediği korumadan mahrum bırakır.

İşçi açısından ise bordronun imzalanmadan önce okunması, gerektiğinde somut ihtirazi kayıt konulması ve bir örneğinin saklanması, sonradan açılacak davanın seyrini kökten değiştirir. Bordrolarınızın ve ödeme kayıtlarınızın değerlendirilmesi için Günser + Partners ile iletişime geçebilirsiniz.