Uzaktan Çalışma Sözleşmesi Nedir? Şartları, Zorunlu İçeriği ve İşverenin Yükümlülükleri

4857 sayılı İş Kanunu m. 14'te uzaktan çalışma, işçinin işveren tarafından oluşturulan iş organizasyonu kapsamında iş görme edimini evinde ya da teknolojik iletişim araçları ile işyeri dışında yerine getirmesi esasına dayalı ve yazılı olarak kurulan iş ilişkisi olarak tanımlanır.

Tanımın üç unsuru vardır:

1. İş organizasyonuna bağlılık: İşçi, işverenin talimat ve denetimi altındadır. Bu unsur yoksa ortada iş sözleşmesi değil, vekâlet veya eser sözleşmesi olabilir.
2. İşyeri dışında ifa: Edim, ev veya işçinin seçtiği başka bir yerde, teknolojik iletişim araçlarıyla yerine getirilir.
3. Yazılı şekil: Uzaktan çalışma ilişkisi yazılı olarak kurulur.

Uzaktan çalışma, kısmi süreli çalışmadan farklıdır. Uzaktan çalışan işçi tam süreli de çalışabilir. Belirleyici olan, çalışma süresinin azlığı değil, işin görüldüğü yerdir.

Kanun ve ikincil düzenlemeler, sözleşmede yer alması gereken asgari unsurları belirlemiştir. Sözleşmede şu hususlar açıkça düzenlenmelidir:

• İşin tanımı ve yapılma şekli,
• İşin süresi ve yeri; işçinin hangi adreste veya hangi koşullarda çalışacağı,
• Ücret ve ücretin ödenmesine ilişkin esaslar,
• İşveren tarafından sağlanan iş araçları ve ekipman, bunların korunması ve iade yükümlülüğü,
• İşverenin işçiyle iletişim kurmasına ilişkin usul; hangi saatlerde ve hangi kanaldan iletişim kurulacağı,
• Genel ve özel çalışma şartları.

Sözleşmenin yazılı yapılmaması, iş sözleşmesini geçersiz kılmaz; iş ilişkisi yine kurulmuş sayılır. Ancak işveren, uzaktan çalışmanın kendisine tanıdığı düzenleme serbestisinden yararlanamaz ve çalışma koşullarını ispat güçlüğüne düşer.

İki yol vardır:

1. Baştan uzaktan çalışma olarak kurmak. Taraflar iş sözleşmesini doğrudan uzaktan çalışma esasına göre yazılı şekilde kurabilir.

2. Mevcut sözleşmeyi dönüştürmek. İşyerinde çalışan bir işçinin uzaktan çalışmaya geçirilmesi, çalışma koşullarında esaslı değişiklik niteliğindedir. Bu nedenle İş K. m. 22'deki usul izlenmelidir: değişiklik işçiye yazılı olarak bildirilir; işçi altı işgünü içinde yazılı olarak kabul etmezse değişiklik onu bağlamaz.

İşçi, uzaktan çalışmaya geçmek için talepte de bulunabilir. Talep yazılı yapılır; işveren, işin ve işçinin niteliğine göre değerlendirerek karar verir. Talebin reddi tek başına haksız bir işlem sayılmaz; ancak reddin ayrımcılık oluşturmaması gerekir.

Zorlayıcı nedenlerin ortaya çıkması hâlinde ise, mevzuatta öngörülen sınırlar çerçevesinde işçinin talebi veya onayı aranmaksızın uzaktan çalışmaya geçilebileceği kabul edilmektedir.

Uzaktan çalışmada işin yapılması için gerekli malzeme ve iş araçlarının sağlanması kural olarak işverene aittir. Aksi sözleşmeyle kararlaştırılabilir; ancak bu durumda işçiye sağlanan araçların bedeli ve kullanım koşulları açıkça düzenlenmelidir.

İşveren, işçiye teslim edilen araçlara ilişkin bir liste hazırlayarak işçiye vermeli ve bunun bir örneğini işçi özlük dosyasında saklamalıdır. Liste, sözleşmenin eki olarak da düzenlenebilir.

İşin yerine getirilmesinden kaynaklanan zorunlu giderlerin tespiti ve karşılanması sözleşmede belirtilmelidir. Uygulamada elektrik, ısınma ve internet giderlerinin ne ölçüde işveren tarafından karşılanacağı en sık tartışılan konudur. Sözleşmede bir düzenleme yoksa, işin görülmesi için zorunlu olan giderlerin işverene ait olduğu yönündeki genel ilkeler devreye girer ve uyuşmazlık bilirkişi incelemesine kalır. Bu nedenle sabit bir aylık gider katkısı belirlemek en sağlıklı yöntemdir.

Uzaktan çalışma, çalışma sürelerine ilişkin kuralları ortadan kaldırmaz. Haftalık çalışma süresi kural olarak en çok kırk beş saattir ve bunu aşan çalışma fazla çalışmadır.

Uzaktan çalışmanın süresi ve zaman aralığı sözleşmede belirtilir. Mevzuattaki sınırlamalara uyulmak kaydıyla taraflarca çalışma saatlerinde değişiklik yapılabilir. Fazla çalışma, işverenin yazılı talebi üzerine ve işçinin kabulüyle mevzuat hükümlerine uygun olarak yapılır.

Uygulamadaki en büyük risk, uzaktan çalışan işçinin mesai saatleri dışında da sürekli erişilebilir tutulmasıdır. Sözleşmede iletişim kurulacak saat aralığının açıkça belirlenmesi, hem işçiyi korur hem de işverenin fazla çalışma iddialarına karşı savunmasını güçlendirir. Kurumsal mesajlaşma uygulamaları, e-posta zaman damgaları ve sistem giriş kayıtları uyuşmazlıkta güçlü delil olur.

İşveren, uzaktan çalışan işçiyi işyerine ve yaptığı işe ilişkin verilerin korunması ve paylaşımına dair işletme kuralları ile ilgili mevzuat hakkında bilgilendirmek ve bu verilerin korunmasına yönelik gerekli tedbirleri almakla yükümlüdür. Korunacak verinin tanımı ve kapsamı sözleşmede belirlenir.

Uzaktan çalışan işçinin bilgisayarına kurulan izleme yazılımları, ekran görüntüsü alan araçlar ve kamera üzerinden denetim, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bakımından ayrıca değerlendirilmelidir. İşçinin kişisel verilerinin işlenmesinde ölçülülük ve aydınlatma yükümlülüğü önem taşır. Ölçüsüz izleme, işçi yönünden haklı fesih sebebi oluşturabileceği gibi elde edilen kayıtların delil değerini de tartışmalı hâle getirir.

Evet. İşveren, uzaktan çalışan işçinin yaptığı işin niteliğini dikkate alarak iş sağlığı ve güvenliği önlemleri hususunda işçiyi bilgilendirmek, gerekli eğitimi vermek, sağlık gözetimini sağlamak ve sağladığı ekipmanla ilgili gerekli güvenlik tedbirlerini almakla yükümlüdür.

Uzaktan çalışma sırasında meydana gelen ve işin yürütümüyle bağlantılı olan olaylar, şartları varsa iş kazası sayılabilir. Bu nedenle çalışma alanının tanımlanması ve çalışma saatlerinin belirlenmesi, kazanın iş kazası niteliğinin tespitinde belirleyici olur.

Tehlikeli kimyasal madde ve radyoaktif maddelerle çalışma, bu maddelerin işlenmesi veya söz konusu maddelerin atıkları ile çalışma, biyolojik etkenlere maruz kalma riski bulunan çalışma işlemlerini içeren işlerde uzaktan çalışma yapılamaz. Ayrıca kamu kurum ve kuruluşlarınca ilgili mevzuatına göre hizmet alımı suretiyle gördürülen işler ile millî güvenlik açısından stratejik önemi haiz birim, proje, tesis veya hizmetlerden hangilerinde uzaktan çalışma yapılamayacağı ilgili kurumlarca belirlenir.

İş K. m. 5 uyarınca işveren, esaslı sebepler olmadıkça tam süreli çalışan işçi karşısında kısmi süreli çalışana, belirsiz süreli çalışan karşısında belirli süreli çalışana farklı işlem yapamaz. Aynı yaklaşım uzaktan çalışanlar için de geçerlidir. Uzaktan çalışan işçi; ücret, ikramiye, terfi, eğitim ve sosyal haklar bakımından yalnız uzaktan çalıştığı gerekçesiyle dezavantajlı konuma getirilemez.

Uzaktan çalışan işçi, İş K. m. 18'deki şartları taşıyorsa iş güvencesi kapsamındadır. İşyerinde otuz veya daha fazla işçi çalışıyor, işçinin en az altı aylık kıdemi bulunuyor ve sözleşme belirsiz süreliyse, fesih geçerli bir nedene dayanmak zorundadır.

Uygulamada sık görülen bir hata, işçinin uzaktan çalışma talebini reddetmesi veya işyerine dönme talimatına uymaması hâlinde doğrudan devamsızlık gerekçesiyle haklı fesih yoluna gidilmesidir. Oysa çalışma yerinin değiştirilmesi esaslı değişiklik ise, önce İş K. m. 22 usulü izlenmelidir. Usule uyulmadan yapılan fesih geçersiz sayılır.

Uzaktan çalışmadan doğan tüm uyuşmazlıklarda görevli mahkeme iş mahkemesidir. Yetkili mahkeme, davalı işverenin yerleşim yeri veya işin yapıldığı yer mahkemesidir; bu yetki kesindir. İşin yapıldığı yerin belirlenmesinde, uzaktan çalışmada işçinin fiilen çalıştığı yer de dikkate alınır.

İşçilik alacağı ve işe iade talepleri, 7036 sayılı İş Mahkemeleri Kanunu m. 3 uyarınca dava şartı arabuluculuğa tabidir. İşe iade için fesih bildiriminin tebliğinden itibaren bir ay içinde arabulucuya başvurulması gerekir; anlaşmama tutanağının düzenlendiği tarihten itibaren iki hafta içinde dava açılmalıdır.

Kıdem ve ihbar tazminatında zamanaşımı beş yıl, ücret ve fazla çalışma gibi alacaklarda da beş yıldır.

• Uzaktan çalışmaya geçişi yalnız sözlü talimatla veya tek taraflı e-postayla yapmak.
• Sözleşmede çalışma saatlerini, iletişim aralığını ve gider katkısını düzenlememek.
• İşçiye teslim edilen ekipmanın listesini hazırlamamak, iade koşullarını belirlememek.
• Fazla çalışmayı yazılı talep olmaksızın fiilen yaptırmak ve kayıt tutmamak.
• İş sağlığı ve güvenliği eğitimini uzaktan çalışanlar için gereksiz saymak.
• İzleme yazılımlarını aydınlatma ve ölçülülük denetimi yapmadan kurmak.
• Uzaktan çalışanı ikramiye, prim ve terfi değerlendirmelerinin dışında tutmak.

Uzaktan çalışma, iyi kurgulandığında verimlilik artıran; kötü kurgulandığında ise çalışma süresi, masraf ve fesih uyuşmazlıklarını çoğaltan bir modeldir. Kanunun aradığı yazılı şekil sadece bir formalite değil, tarafların hak ve borçlarının sınırını çizen temel araçtır.

İşveren bakımından öncelik, sözleşmeyi ve eklerini eksiksiz düzenlemek, ekipman ve gider rejimini yazıya dökmek ve çalışma sürelerini kayıt altına almaktır. İşçi bakımından ise çalışma saatlerini, verilen talimatları ve yapılan masrafları belgelemek belirleyicidir. Uzaktan çalışma sözleşmenizin hazırlanması veya bu ilişkiden doğan alacaklarınız için Günser + Partners ile iletişime geçebilirsiniz.